心理

【断る勇気】自分の仕事に集中して生産性をアップしよう!

自分の仕事に集中するために断る勇気を持とう!
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悩み人
悩み人
クソ忙しいのに仕事頼まれちゃって、余計残業が。。。
働き方改革?何それおいしいの?
しまふくろー
しまふくろー
そこは[断る勇気]を持っていかないと!
忙しいなら無理して引き受けなくてもいいんだよ。

というわけで今回は自分の仕事に集中して生産性アップするための「追加のお仕事お断り」がテーマです。

Noと言える人が優れた生産性を叩き出す

仕事をしていると少なからず「追加の仕事」をお願いされるケースがあります。

多くの人がこの仕事を惰性で引き受けてしまって後で大変な目に合うと言った経験をしているようです。

業務だから。。。

と言って安直に引き受けてはいけません。

もちろん中には本当に必要な仕事もあるかとは思いますが、不要な仕事はきっぱりとお断りしなければいけません。

世界的な投資家 ウォーレンバフェット氏曰く

The difference between successful people and really successful people is that really successful people say no to almost everything.

「成功者と真の成功者の違いは、何事にもNoと言えることだ。」
※訳はしまふくろーがそれっぽくしました。

実際、私も仕事をしているときはポモドーロテクニックを活用しているのですが、こういう割り込みタスクが発生すると生産性がガタ落ちするので基本的に「ノー」と言います。

断る勇気を保つための下準備は「理論武装」

仕事の頼みを断るにはやはり勇気が必要です。

ただ、その勇気を引き出してくれるモノが論理です。

要するに理論武装しましょう!ということです。

その一つの手段として、あなたのスケジュールを見える化しておきましょう。

例えば
・カレンダーに予定を入れておく。
・ガントチャート(タスク管理のためのスケジュール表みたいなモノ)を作っておく
・Todoリスト(作業予定時間つき)

割り込みタスクを頼まれたら
「こんなに予定が詰まっているので無理です!」と言えるようにしておきましょう。

なぜお断りするのかという理由を明確にしておくことで断る勇気を持てるようになります。

上手なお断りテクニック

お断りをするときに

しまふくろー
しまふくろー
無理っす!!!

では相手の心象も悪いというもの。

お互いに嫌な気分にならずに、かつ仕事も断れる。

そんなテクニックです。

①とりあえず謝る。
②「気持ち的には引き受けたいんだけど」感を出す。
③きちんと理由を説明する。

これだけです。

【例文】
すみません。手伝いたいとは思うのですがスケジュールが詰まっていまして、ちょっと今回はお力になれないです。。。

先のテクニックはこんな感じで使われています。

①すみません。
②手伝いたいとは思うのですが
③スケジュールが詰まっていまして、、、、、

くっつけただけで結構使えるお断り文句になりますね!

断れないときのバランス調整

どうしても断れない時もありますよね。

そう言ったとき、全面的に引き受けてはいけません。

当たり前ですが、割り込みタスクを通常のクオリティで仕上げようとするのは愚策です。

というわけで以下のポイントは必ず交渉した上で引き受けましょう。

①あくまでもメインタスクが優先。
②期日は長めにとってもらう。
③質の担保のためのチェックは自分でやってもらう。
④一部だけやる。

①あくまでもメインタスクが優先

一言添えるだけで良いです。

しまふくろー
しまふくろー
「自分のタスクで問題が発生したらそっちを優先しますけど、大丈夫ですか?」

②期日は長めにとってもらう。

追加タスクを短期間でやろうとすると、メインタスクをこなす時間が圧迫されます。

数時間あれば十分終わる程度のものでも数日レベルの猶予をもった期間を設定するように交渉しましょう。

質のいい仕事の敵は残業です。
長時間の労働は集中力を下げ、ミスを誘発するからです。

余裕を持った期間設定で残業なしで対応できるレベルの仕事にしておく必要があります。

③質の担保のためのチェックは自分でやってもらう。

割り込みタスクはメインに比べてどうしてもクオリティが下がりがちになります。

質の低い仕事をするけどいい?とは言えないのでこんな感じ
「対応はしますけど、必ず内容のチェックはしてくださいね?」

よくあるパターンはコレ

しまふくろー
しまふくろー
その機能はサクッと作れますけど、テストはお願いします。

[質の担保 = 責任者がするべき]だと思ってください。

④一部だけやる。

そもそも頼まれたタスクの全部をやろうとしてはいけません。

必ず一部だけの対応として引き受けてください。

しまふくろー
しまふくろー
全部はちょっと厳しいですね。。。とりあえずココだけならやりますよ

基本的に相手は一部でも引き受けてもらえるならOKしてくれることが多いです。

終わりに

というわけで

いらん仕事は上手にお断りするか、引き受けるにしてもその仕事の範囲や難度(量、質、期日)は小さくしましょう。

自分の仕事のクオリティをしっかりとあげるほうが明らかに優先度が高いということをお忘れなく。

それではまた

しまふくろー

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